Quelles sont les responsabilités d'un administrateur ?

Les responsabilités des administrateurs, bien qu’elles soient cruciales, sont un aspect souvent sous-estimé dans l’entrepreneuriat. Ignorer ces obligations peut entraîner de graves problèmes avec les autorités gouvernementales. Il est donc essentiel que les administrateurs comprennent bien leurs responsabilités pour éviter des complications juridiques et financières.

Le rôle d’un administrateur d’une entreprise est essentiel pour assurer la bonne gestion, la gouvernance et la pérennité de celle-ci. Les administrateurs portent une responsabilité légale et morale envers l’entreprise, ses employés et ses autres parties prenantes. 

Quel est le rôle de l’administrateur d’une entreprise ?

L’administrateur supervise les activités de l’entreprise et vérifie que chacun joue son rôle. Il a pour devoir fondamental d’agir avec prudence et diligence, en tenant toujours compte des intérêts de la société. Il doit faire preuve d’honnêteté et de loyauté, et mettre de côté ses propres intérêts pour servir au mieux l’entreprise.

Le pouvoir des administrateurs est de contribuer à la mise en œuvre de la stratégie de l’entreprise. Ils définissent des objectifs à atteindre, en veillant à ce qu’ils soient alignés à la vision globale de l’organisation.

L’administrateur contribue à la création et à l’adoption de politiques internes pour encadrer les pratiques de l’entreprise. Il veille également à ce que l’entreprise se conforme à toutes les obligations légales. Cela comprend les lois en matière de gouvernance, de fiscalité, de ressources humaines et de protection des données. En cas de manquement, l’administrateur d’une société peut être tenu personnellement responsable.

Responsabilités des administrateurs envers les autorités fiscales

Les administrateurs d’une entreprise ont des obligations légales importantes envers les autorités fiscales. Ces responsabilités sont cruciales pour assurer la conformité de l’entreprise avec les réglementations fiscales. Voici un aperçu des principales responsabilités fiscales des administrateurs.

Respect des déclarations fiscales

Une entreprise enregistrée doit produire un rapport de taxes périodiquement. L’une des responsabilités les plus fondamentales d’un administrateur est de s’assurer que l’entreprise respecte ses obligations de déclarations fiscales. 

Cela inclut la transmission et le paiement des déclarations de revenus et des déclarations de taxes à la consommation (TPS/TVQ) dans les délais requis. Le respect des délais est essentiel pour éviter des pénalités ou des intérêts de retard.

Tenue de registres comptables

Les administrateurs doivent s’assurer que l’entreprise tient des registres financiers et fiscaux adéquats, conformément à la loi canadienne. Ces registres doivent être conservés pendant une période de six ans à compter de la fin de la dernière année d’imposition. Ceux-ci doivent aussi être accessibles en cas de contrôle fiscal. La gestion rigoureuse de ces documents permet de prouver la conformité fiscale de l’entreprise.

Paiement des impôts dus

Il est de la responsabilité de l’administrateur de s’assurer que l’entreprise paie les impôts dus aux autorités fiscales de manière ponctuelle. Cela inclut l’impôt sur le revenu, les taxes sur les ventes et autres prélèvements imposés par les autorités provinciales ou fédérales. L’administrateur doit superviser la gestion de la trésorerie pour garantir que les fonds sont disponibles pour couvrir ces paiements.

Les obligations des administrateurs en tant qu’employeur 

Respect de la loi du travail

L’employeur doit se conformer en vertu de la loi du travail applicable au Québec. Cela inclut les normes relatives aux horaires, au salaire, aux vacances, à la sécurité au travail et aux procédures de licenciement.

Déductions à la source

Les déductions à la source (DAS) ou retenu à la source sont des montants que l’employeur prélève directement sur le salaire de l’employé. Ces montants sont versés aux autorités fiscales et aux régimes de protection sociale. Ces déductions sont obligatoires et servent à couvrir divers impôts.

L’administrateur est personnellement responsable du paiement des cotisations suivantes en cas de non-paiement par la société : 

• la retenue d’impôt du Québec ;
• les cotisations de l’employée ou de l’employé et de l’employeur au Régime de rentes du Québec (RRQ) ;
• les cotisations de l’employée ou de l’employé et de l’employeur au Régime québécois d’assurance parentale (RQAP) ;
• votre cotisation d’employeur au Fonds des services de santé (FSS) ;
• votre cotisation d’employeur relative aux normes du travail ;
• votre cotisation d’employeur au Fonds de développement et de reconnaissance des compétences de la main-d’œuvre (FDRCMO).

Tenues de registre des paies

La tenue des registres de paie est une obligation légale pour les employeurs.  Ceux-ci doivent contenir des informations détaillées sur les salaires et les déductions effectuées pour chaque employé. Une gestion rigoureuse des registres de paie permet de respecter les exigences légales, et d’assurer une transparence dans les paiements.

Responsabilité personnelle des administrateurs

Un administrateur d’une entreprise qui omet de retenir et de verser les déductions à la source ainsi que les taxes à la consommation peut être personnellement responsable des montants impayés. Dans le même ordre d’idée, les administrateurs sont également responsables des salaires et des vacances impayés aux employés pour une période maximale de 6 mois. Les administrateurs en poste au moment du manquement sont solidairement responsables du paiement des sommes dues. En cas d’omission de paiement par la société, de faillite ou d’insolvabilité de cette dernière, les autorités fiscales verront à s’adresser aux administrateurs pour obtenir paiement. 

« Moi-même comme administrateur de ma propre compagnie, ce n’est pas toujours évident de bien gérer le cashflow afin de toujours provisionner les taxes et les DAS à remettre aux autorités fiscales. Il est très important de prendre les choses en amont et d’avoir un budget mensuel qu’on met régulièrement à jour afin d’éviter les mauvaises surprises » – Mathieu Roy, SAI.

Il est primordial pour un administrateur de comprendre pleinement ses nombreux rôles et ses obligations. Si vous avez des questions par rapport aux responsabilités des administrateurs, n’hésitez pas à consulter l’un de nos conseillers chez M. Roy & Associés, contactez-nous pour une consultation gratuite.